Перевод подотчетных денег другому сотруднику в Казахстане 2026

В ежедневной операционной деятельности компании часто возникают непредвиденные ситуации. К примеру, работник, получивший деньги на закупку материалов или командировочные расходы, заболел, ушел в срочный отпуск или просто не успевает выполнить задачу. В этот момент у руководства или бухгалтера возникает логичный вопрос: можно ли быстро перевести эти подотчетные суммы напрямую на карту другому сотруднику, чтобы тот завершил закупку?

С точки зрения удобства это кажется идеальным решением. Однако в 2026 году, когда фискальные органы и Кабинет налогоплательщика РК осуществляют сквозной цифровой мониторинг всех безналичных транзакций, передача денег «из рук в руки» или с карты на карту между коллегами несет в себе серьезные финансовые и налоговые риски.

Почему прямая передача подотчетных средств запрещена

Законодательство РК, включая Правила ведения бухгалтерского учета, дает однозначный ответ: передавать подотчетные суммы от одного работника другому категорически нельзя. Деньги выдаются строго конкретному материально ответственному лицу под его личную ответственность.

При прямой передаче возникают следующие проблемы:

• Персональная ответственность: Лицо, первоначально получившее деньги из кассы или на карту, продолжает нести полную финансовую ответственность за них до момента сдачи авансового отчета.

• Отказ в принятии расходов: Налоговые органы при проверке формы 100.00 или 910.00 не признают расходы, если первичные документы (чеки, электронные акты, накладные) выписаны на одного человека, а деньги в банке проводились через другого.

• Риск признания доходом физлица: Перевод денежных средств с личной карты одного сотрудника на карту другого может быть расценен как прочая безналичная транзакция между физлицами, что создаст лишние вопросы со стороны банка в рамках противодействия легализации доходов и налогового контроля.

Главное правило бухгалтера: Каждая подотчетная сумма должна пройти полный цикл «Компания →  Сотрудник →  Отчет →  Компания». Внутренние «перекидывания» между персоналом законодательно не предусмотрены.

Что делать, если нужно срочно передать деньги или задачи коллеге

Если необходимость передать деньги всё же возникла, процедуру необходимо оформить исключительно через бухгалтерию компании. Ниже приведен единственный легальный алгоритм, который убережет бизнес от штрафов и расхождений в учете.

1. Возврат остатка или всей суммы: Первый сотрудник возвращает полученные, но не израсходованные деньги в кассу компании по приходному кассовому ордеру (ПКО) либо переводит их обратно на расчетный счет ТОО/ИП с назначением «Возврат неиспользованных подотчетных сумм».

2. Сдача промежуточного авансового отчета: Если часть денег уже была потрачена (например, куплены билеты), сотрудник сдаёт авансовый отчет с чеками на фактически потраченную сумму.

3. Выдача денег новому сотруднику: Бухгалтерия оформляет новый расходный кассовый ордер (РКО) или делает официальный платеж с корпоративного счета на карту второго работника.

4. Смена материальной ответственности: При необходимости подписывается новый договор о полной индивидуальной материальной ответственности со вторым специалистом.

Только при такой последовательности действий первичная документация будет оформлена безупречно, а фискальные органы не смогут предъявить претензий к вычетам компании.

Нарушение правил работы с подотчетом: какие штрафы грозят компании

Некорректное списание и выдача средств под отчет без своевременного закрытия авансовыми документами влечет административную ответственность по Кодексу об административных правонарушениях РК.

Если работник не отчитался за деньги в установленный приказом срок и не вернул их, эта сумма по закону признается его доходом. В таком случае компания обязана начислить на нее полный пакет зарплатных налогов: ИПН, ОПВ, СО и ВОСМС. За неполное или несвоевременное исчисление и перечисление налогов предусмотрены штрафы от 20 до 50 МРП (в 2026 году 1 МРП равен 4 325 тенге), а также начисление пени за каждый день просрочки.

Соблюдение регламента работы с подотчетными лицами — это гарантированная защита бизнеса от лишних налоговых доначислений.