Запущенный бухгалтерский учет редко появляется внезапно. Чаще он накапливается незаметно - после ухода бухгалтера без передачи дел или при быстром росте оборотов, когда прежняя схема работы перестает справляться. Разберем, как распознать проблему и что делать дальше.
Признаки запущенного учета
Понять, что с учетом что-то не так, можно по нескольким характерным сигналам:
-
нет актов сверки с контрагентами, расчеты «на доверии»;
-
расхождения в лицевом счете в кабинете налогоплательщика;
-
обороты по счетам есть, а отчетность сдана с нулями или не сдана вовсе;
-
ЭСФ не разнесены в 1С, учет расходится с данными ИС ЭСФ;
-
месяцы не закрыты, остатки не сходятся;
-
отсутствуют кадровые документы по сотрудникам;
-
в кабинете налогоплательщика появилось уведомление от органов госдоходов.
Каждый из этих признаков по отдельности - повод проверить состояние учета, а несколько сразу говорят о том, что его пора восстанавливать.
Почему учет запускается
Типичные причины одни и те же из года в год: бухгалтер уволился и не передал дела, учет велся «по банковской выписке» без первичных документов, компания сменила режим налогообложения и не перестроила учет, обороты выросли, а подход к документам остался прежним.
Чем грозит запущенный учет
Последствия накапливаются так же постепенно, как и сама проблема:
-
пени и штрафы за несвоевременную или несданную отчетность: при первом нарушении - предупреждение, при повторном в течение года - штраф, размер которого по КоАП РК зависит от категории бизнеса;
-
рост степени риска - чем хуже дисциплина отчетности, тем выше вероятность проверок (подробнее о том, какие критерии влияют на степень риска);
-
приостановление операций по счетам при непредставлении отчетности;
-
проблемы при продаже бизнеса, получении кредита или ликвидации, когда покупатель или банк запрашивают отчетность.
Как проходит восстановление учета
Восстановление бухгалтерского учета идет по этапам:
-
Диагностика и оценка объема - какие периоды не закрыты, сколько документов отсутствует.
-
Сбор первичных документов и запросы контрагентам по недостающим актам и накладным.
-
Сверка с бюджетом через кабинет налогоплательщика - что начислено и уплачено по данным органов госдоходов.
-
Восстановление учета в 1С: разноска операций, ЭСФ, закрытие периодов.
-
Подготовка и подача дополнительных деклараций по периодам с ошибками.
-
Итоговый отчет о найденных ошибках и рисках с рекомендациями.
Какие документы подготовить
Чтобы восстановление шло быстрее, заранее собирают:
-
банковские выписки за восстанавливаемые периоды;
-
договоры с контрагентами;
-
ЭСФ и ЭАВР из ИС ЭСФ;
-
кадровые документы по сотрудникам;
-
доступ к кабинету налогоплательщика и действующую ЭЦП;
-
базу 1С, если она велась.
Можно ли восстановить учет самостоятельно
При небольшом объеме операций и наличии документов восстановить учет реально своими силами - главное, последовательно закрыть каждый период и свериться с бюджетом. Но если речь идет о нескольких незакрытых периодах, сотрудниках и расхождениях с ИС ЭСФ, разумнее поручить работу специалисту: ошибка в дополнительной декларации может обойтись дороже самой услуги.
Как не допустить повторения
Чтобы учет не запускался снова, достаточно нескольких регулярных процедур:
-
ежемесячное закрытие периода;
-
ежеквартальные сверки с контрагентами и бюджетом;
-
передача дел по акту при смене бухгалтера;
-
контроль уведомлений в кабинете налогоплательщика.
Для компаний, которым сложно держать это под контролем самостоятельно, подойдет вариант со штатным бухгалтером или аутсорсингом - в зависимости от объема операций.
Частые вопросы
За какой период можно восстановить учет? Восстанавливать учет имеет смысл в пределах срока исковой давности по налоговому обязательству. По НК РК для большинства налогоплательщиков он составляет три года, а для субъектов крупного бизнеса и недропользователей - пять лет.
Что делать, если документы утеряны? Недостающие документы запрашивают у контрагентов (договоры, акты, накладные), восстанавливают банковские выписки в банке, ЭСФ и ЭАВР выгружают из ИС ЭСФ.
Будут ли штрафы после подачи дополнительной декларации? Дополнительная декларация устраняет нарушение, но не всегда отменяет пеню за просрочку уплаты. Конкретные последствия зависят от периода и суммы - их оценивают на этапе диагностики.
Сколько занимает восстановление? Срок зависит от числа незакрытых периодов, количества операций и наличия документов - от нескольких дней при небольшом объеме до нескольких недель при запущенном учете за год и более.
Поделиться
